最新
动态
更多>>
您现在的位置
首页»研究探索» 贯彻三个精细化理念 推进后勤改...
来源: 编辑: 2012-10-12 打印此页
贯彻三个精细化理念 推进后勤改革全面发展

       

——山西大学后勤实施三个精细化的实践与体会

山西大学  卢宇鸿  郝丽华  孔剑平

山西大学后勤经过十多年的改革,极大地改善了基础设施条件,提升了管理水平和服务能力,保障了学校教学科研的顺利进行。经过几次机构调整,山西大学后勤管理处目前下设办公室、保障与质量监督科、住房管理科、土地管理科、技术科、节能办公室六个科室和饮食服务中心、公寓服务中心、水电暖服务中心、物业服务中心四大服务实体,职工队伍近千人。

随着高校后勤改革进入内涵式发展阶段,山西大学后勤管理处逐步贯彻落实精细化工作理念,有效降低了运行成本,提高了管理水平和服务质量,受到上级主管部门和学校师生员工的广泛认可。

贯彻精细化工作理念,要从精、准、细、严这四个方面来落实。精是要顺应需求,不断改进,不仅把产品做精,也把服务和管理工作做到极致。准是要有准确的信息与决策,准确的数据与计量。细是指服务内容要细化,工作环节要细化,评价标准要细化。严是考核程序要严格履行,考核结果要按照奖惩办法严格执行。山西大学后勤在贯彻落实精细化理念的实践过程中,将其分解为三层含义,即精细化管理、精细化核算和精细化服务。

一、贯彻精细化管理理念,打造优质后勤保障体系

贯彻精细化管理理念,要以提高管理水平和服务质量为出发点,进一步优化现有体制,明确各部门职责,细化管理的领域和环节,从而使管理过程和管理结果具有更高的可控性。

1、管理目标精细化

每年年初,后勤管理处根据各中心的具体工作制定管理目标,并与四大服务中心签订《后勤管理处目标管理责任书》,对各中心的年度工作目标进行明确规定。例如,物业服务中心的管理目标包括安全稳定工作、校园环境、大楼物业管理、邮政服务、德秀公寓管理、洁美苑服务、高层住宅、物业管理和行政管理八方面,其中各项目标又包含若干项分目标。

2、管理过程精细化

自四大服务中心通过ISO9001质量管理体系认证以来,各中心的管理和生产严格按照体系标准执行。同时,经过3-4年的运行和不断完善,从组织目标到岗位职责,已形成一套更加细致和较为成熟的管理体系,标准化、规范化的管理过程已精细到各个工作岗位和环节。

3、管理效果精细化

——管理效果评价精细化

根据年初签订的《目标管理责任书》,后勤管理处通过日常检查和满意度调查等方式对四大服务中心的工作成果每半年进行一次定量考核,考核实行百分制,使管理效果量化为具体分数。

考核结果=师生满意度×30 %+师生有效投诉×10%+日常监控检查×40%+半年度检查×15%+工作创新×5%

——管理效果奖惩精细化

首先,后勤管理处根据管理效果的考核分数为各中心划拨经费。年初预留服务中心运行经费的10%作为考核基准,根据每半年度的考核结果决定预留经费的具体核拨额度,即

1)考核结果在90分(含90分)以上,预留经费全额核拨,并根据情况给予一定奖励;

2)考核结果在85分(含85分)以上90分以下,预留经费全额核拨;

3)考核结果在85分以下,预留经费按比例核拨:

考核结果半年度预留经费核拨数=预留经费×50 %×考核结果百分数

4)在考核年度内,若发生重大安全、消防事故的,实行一票否决制,不予核拨本年度预留经费。

其次,考核结果与服务中心主要负责人年终奖励挂钩,拉开档次,奖优罚劣。年终时根据两次考核结果对服务中心主要负责人进行奖励或惩处:优秀等级(两次考核结果平均值≥90分)按年终奖10%奖励;良好等级(85≤两次考核结果平均值<90分)按年终奖5%奖励;合格等级(60≤两次考核结果平均值<85分)年终奖全额发放;不合格等级(两次考核结果平均值<60分)扣除年终奖。

4、各领域精细化管理实践

——人力资源管理精细化

第一,员工培训精细化。首先,制定并执行详细的员工培训计划。一方面,以后勤管理处机关为主体组织形势政策、法制常识、职业道德等方面的培训。另一方面,以各中心为主体开展针对不同工作岗位的饮食卫生安全、接待礼仪、水电维修等职业技能培训。

其次,注重培训效果。在消防安全、职业技能等培训结束后要组织问卷答题和现场演练,确保培训效果。

第二,干部培养精细化。开展处级干部联系调研和年轻干部挂职锻炼活动,提高干部业务素质和工作能力,变“纸上考核”为“实践考核”。制定并实施《后勤管理处处级干部联系调研制度》和《后勤管理处年轻干部挂职锻炼制度》。处级干部和新进年轻干部到四个中心分别进行联系调研和挂职锻炼,了解基层情况,在后勤管理和服务的一线阵地发现和解决问题,协助中心工作。

第三,聘用人员管理精细化。制订《后勤管理处公益性岗位管理办法(试行)》、《后勤管理处聘用人员管理办法(试行)》、《后勤管理处聘用人员薪资制度(试行)》、《后勤管理处聘用人员考核制度》等制度,从聘用程序、薪资待遇、考核等各个环节细化对聘用人员的管理。同时,按照劳动合同法,与所有聘用人员签订劳动合同,交纳社会保险或商业保险。

——文化建设精细化

山西大学后勤管理处秉承“三服务 两育人”的工作宗旨,从文化传承和创新两个方面推进文化建设的精细化。

文化传承:后勤管理处自主组织编写并于20124月正式出版了《历史的耕耘——山西大学后勤改革三十年》,此书首次系统总结了我校后勤改革的成果和经验,传播了山大后勤劈荆斩棘、敢为人先的文化精神。同时,坚持开展尊老敬老活动,传承老一辈后勤人的优秀品质。

文化创新:将后勤文化凝练为“爱岗敬业 奉献山大”八字精神,全处每年组织评选“爱岗敬业 奉献山大”先进工作者和劳动模范,并于“五一”劳动节前夕召开表彰大会,对获奖人员予以表彰。

第二,加强宣传,在后勤管理处网站、后勤管理处工作简报和《憩园》报等媒体开辟专栏,对先进模范及其事迹进行宣传,展现一线员工爱岗敬业的工作精神和劳动成果,倡导积极的工作态度,

第三,各中心开展形式多样的文化活动。饮食中心连续六年举办校园饮食文化节,包括校园饮食安全万人签名活动、美食一条街、DIY蛋糕创意赛、大学生厨艺大赛、饮食文化摄影展等。公寓中心与各学院合作举办公寓文化节,倡导创建文明宿舍。

——能源管理精细化

经过两年的建设和完善,2012年初,我校建筑节能监管平台通过国家住建部验收并正式投入运行。通过节能监管平台,我们实现了对校内各用能单位和公共建筑水电等能源使用情况的实时监控,发现超额用能或异常情况及时报警。同时,对校内各单位一定时期内的用能数据进行系统分析,杜绝浪费。

——党风廉政建设精细化

2010年至今,后勤管理处不断建立和完善物资采购、维修工程、服务质量监督等领域的相关制度。同时,深入开展了廉政风险排查防控工作,从领导岗位到一线人员全部纳入廉政风险排查范围,共排查出中层领导班子廉政风险点49个,具体工作廉政风险点159个,其中Ⅰ级风险点47个,Ⅱ级风险点50个,Ⅲ级风险点62个。针对排查出的风险点,共制定出防控措施155项。另外,确定关键岗位、重点环节32个,绘制工作流程图48张,廉政风险防控图5张。制度的完善和廉政建设的加强使后勤工作进一步透明化、公开化,为后勤干部廉洁从政和后勤工作顺利开展提供了保障。

二、落实精细化核算措施,降低后勤运行成本

1、饮食服务中心将“中心—餐厅—班组”三级核算细化到“中心—餐厅—班组—作业组”四级核算,并当日统计营业额。根据财务统计,2011年,饮食服务中心全年营业额突破1300万元,比2010年上涨30%。同时,为了降低伙食成本,饮食中心积极推进农校对接工作,购进低于市场平均价格的蔬菜。

2、公寓中心根据每栋学生宿舍的住宿人数、建筑面积等合理设置管理员和保洁员的岗位数量,裁汰冗员。同时按照对楼内安全、卫生等方面的检查考核结果对相关员工进行奖惩,在提高人力资源使用效率的基础上激发员工工作积极性。

3、水电服务中心通过精细化核算查找、堵塞水电费回收的漏洞,发现并纠正图书馆用电、音乐学院音乐厅用电、有线电视、机站收费、电信局宽带用电等费用收取中存在的问题,重新计价,合理收费。

4、物业服务中心细化经费管理,严格履行用人成本、物资成本、专项工程等各项费用的预算和决算程序,使经费核算更加准确。同时,细化物业服务收费标准,合理收费,使中心的经费使用基本保持平衡。

三、坚持精细化服务目标,树立山大后勤服务品牌

为了实现精细化服务,我们有针对性的开展调查和整改,在服务内容、服务方式、服务效果评价等方面着手细节,致力于提升后勤服务品牌形象。

1、服务内容精细化

饮食中心在餐厅试点开展 “文明只差一点点”文明就餐活动,使大家排队就餐、有序就餐、安静就餐,为师生提供良好的就餐环境。公寓中心为学生提供天气提示、安全提醒、五金便利、针线包打气筒、废旧物品处理联系、会客登记、物品寄存、自助洗衣等服务项目。水电中心充分利用服务大厅这一平台,扩大服务范围,开展一站式的便民服务,增加煤气卡充值、电话费代收、飞机票代售等业务,极大方便了广大教职工。物业服务中心针对学生反映自习教室开放少的问题,定时对每个教室上自习人数进行统计,充分掌握教室使用情况;同时利用中心网站、文理科楼大厅出入口的专用展板等发布节假日、寒暑假开放教室及每天教务处未安排课程的教室等方面的信息。

2、服务方式精细化

网络化服务:建设后勤网上服务咨询平台,校内师生足不出户便可通过登陆平台实现家属区、公共建筑和设施、水电暖设施的网上报修,还可以对后勤服务提出投诉和建议。相关部门工作人员会及时予以回复和处理,极大地提高了师生员工享受后勤服务的便捷性。

上门服务:变被动接受申请为主动上门提供服务。针对校内住户反映存在问题较多的水暖和煤气管道、设施等问题,水电中心和物业中心走出办公室,到家属区开展现场上门服务活动,对住户提供现场咨询、登记和上门维修。

3、服务效果精细化

满意度调查精细化:除各中心自主进行的满意度调查外,后勤管理处每年至少开展两次满意度调查,结合创先争优和学校民主评议活动要求,在对问卷进行分类设计的基础上不断细化考核指标,收集师生意见和建议,使后勤服务效果实现量化统计。

监督检查精细化:在保障与质量监督科对各中心服务效果进行日常检查的基础上,组建学生监督队伍,并开展处领导带队检查,将对服务效果的评价由一维转向三维,从而使考核结果更加精准。

四、关于贯彻精细化工作理念的思考

在贯彻精细化理念的过程中,要勤于思考,善于总结,为后勤工作的进一步改进和提高奠定基础。

1、贯彻精细化理念的根本目的是进一步提高后勤服务和保障能力。“精细化”是一种方式、一个过程,而不是目的。无论采取何种管理方式,其根本目的都是进一步提高后勤服务和保障能力,更好地为学校教学、科研提供后勤保障。在实践过程中要明确手段和目的的辩证关系,既不能把精细化作为实现后勤改革发展目标的唯一途径,也不能弱化精细化的方法论意义,要对精细化的程度和实施效果予以客观评价。

2、量化管理和信息化建设是贯彻精细化理念的基础。从运行成本到营业收益,从管理目标到考核结果,都必须以精确的数字作为基本内容。只有通过实施量化的管理和考核,才能使精细化理念落到实处。

同时,后勤服务和工作包括物业、餐饮、水电、公寓等多个项目,存在大量的信息,信息不全或失真会直接导致管理决策失误,管理效果模糊。要真正实现精细化,必须以信息化建设为基础。

3、精细化是一个不断深入和改进的过程。与所有管理方式类似,精细化理念的贯彻不是一蹴而就的,而是一个由浅入深、由不完善到完善的渐进过程。贯彻精细化理念不能浅尝辄止,而是要不断总结和分析问题,确定薄弱环节和改进方向,将“精细化”理念不断推向深入。只有这样,才能在现有成绩基础上取得更大的进步和突破。

 

山西大学后勤管理处通过贯彻精细化管理、精细化核算、精细化服务的工作理念将学校后勤事业推向一个新的发展阶段,为后勤管理水平和服务质量的进一步提高拓展了空间。

随着市场经济体制的日益成熟、社会服务产业的快速发展、现代大学制度的逐步完善和广大师生服务需求的日益多样化,高校后勤改革发展面临新的机遇和挑战。山西大学将持续贯彻精细化工作理念,在后勤改革的道路上不断探索和前进,最终建立具有山大特色的高校后勤保障体系,实现后勤服务的专业化和现代化。 201272日刊发于中国高校后勤信息网)

 

校内链接: 山西大学 | 校长办公室 | 党委办公室 | 人事处 | 组织部 | 计划财务处 | 保卫武装处 |
高校后勤链接
中国院校后勤信息网 | 河北大学后勤集团 | 内蒙古大学后勤处 | 湖北大学后勤集团 | 青岛大学后勤管理处 | 华中科技大学总务长办公室 | 太原理工大学后勤保障处 | 山西财经大学后勤保障处 | 山西师范大学后勤管理处 | 山西农业大学后勤管理处 | 太原科技大学后勤管理处 | 中北大学后勤管理处 | 山西大同大学后勤管理处 |
优秀站点推荐: 新华网 | 山西新闻网 | 百度 | 搜狐网 | 网易 | 山西网
Copyright 2007 - 2012 山西大学后勤管理处 All Rights Reserved

E-mail: hqglc@sxu.edu.cn Tel:0351-7011866

技术支持:山西网